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ISO認証制度:指摘の検出部門と是正処置責任部門

JUGEMテーマ:ビジネス

 

組織の仕事の仕組み(マネジメントシステム)が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISOマネジメントシステム認証制度がある。

 

このISOマネジメントシステムについて、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。

 

今回のテーマは、「指摘の検出部門と是正処置責任部門」について。

 

ISOマネジメントシス審査において、第三者認証審査はもちろん、組織内で実施する内部監査においても、「指摘の検出部門と是正処置責任部門」に関する「プチトラブル」をよく目にします。

 

具体的には、例えば、本社とサイトが異なる工場や営業業務を担う支店があるような組織の場合、工場や支店における監査で「マニュアル記載事項と実際の業務活動が整合していない」というような指摘が検出されたとします。

 

すると、マネジメントシステム審査を理解している組織や部門長なら問題はありませんが、そうでないケースだと、「うちでそんな指摘をされても困る。その指摘に関する事項は本社が決定しており、うちの部門では対応できない」といった反論を被監査部門がするケースを散見します。

 

監査側としては「指摘はあくまでも、不適合を検出した部門のことであって、その不適合の責任部門であるとか、是正処置を不適合検出部門に求めているものではありません」と説明します。

たいていは、そのような説明で納得してもらえます。

しかし、なかには「上(経営層)が、指摘が出た部門のレベルが低いように感じるから指摘されるのは心外だ」と本音を吐露される方もいます。

 

監査側としては、内心、

・それは組織の問題じゃん

・マネジメントシステム審査の本質を理解していない組織だなぁ

・指摘検出部門=問題部門 と捉える社内風土自体がおかしい

・組織のISO事務局は、しっかりと審査の指摘について社内に説明しておいてほしいよなぁ

・指摘部門と原因部門、責任部門は違うのにこの組織はそんなこともわからないの??

・指摘された部門の気持ちはお察しするけど、指摘以降は組織で考えて欲しいな

・・・・・

などと考えてしまいます。

 

指摘が検出されるということは、説明能力が高いことの証拠であるのですが、「指摘検出部門=問題検出部門」の発想をする組織では「説明能力が高い正直者の部門」が「問題部門」とされてしまう可能性があるので、必死に「指摘をなかったことにして欲しい」という発想になるのです。

もし、こういう社内風土があるとしたら、さっさと考えを改めないと、監査をする意味が全くなくなります。

 

ちなみに、認定審査(第三者認証機関の活動が認定基準に適合していることを確認する審査)には、大雑把に区分けすると事務所審査と組織立会審査があります。

組織立会審査では、指摘があるとすれば、「認証審査チームの指摘内容が適切でなかった」とか「認証審査チームは検証すべき事項を検証しなかった」といった指摘が出されるものと組織審査を担当した認証機関の審査員は通常考えています。

しかし、「責任は認証機関の事務局にありそうだけど、問題の事実は組織立会審査を通じてでわかった」というような場合、たいていの認証機関の担当審査員は「私たちに言われても・・・」となるようです。

 

自分が審査する立場だと、「指摘をどの部門が対策するかといった問題は内部で検討してください」と話しますが、自分のことになると、なかなか頭では理解できても心情的には素直に納得できないものなんでしょうね。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ674号より)

 

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author:有賀正彦, category:ISOマネジメントシステム全般, 06:06
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