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ISO認証制度:現地審査の方法

JUGEMテーマ:ビジネス

 

組織の仕事の仕組み(マネジメントシステム)が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISOマネジメントシステム認証制度がある。

 

このISOマネジメントシステムについて、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。

 

今回のテーマは、「現地審査の方法」について。

 

認証機関に対する要求事項の国際規格に「ISO/IEC 17021-12015」(マネジメントシステムの審査及び認証を行う機関に対する要求事項)があります。

この中には、認証機関が実施する現地審査の方法に関する要求事項として、次のような記述があります。

 

(以下、要求事項から引用)

9.4.4 情報の入手及び検証

9.4.4.1 審査証拠となるように、審査中に、審査目的、審査範囲及び審査基準に関する情報(機能間、活動間及びプロセス間のインタフェースに関連する情報を含む。)を適切なサンプリングによって入手し、検証しなければならない。

9.4.4.2 情報の入手方法には、次を含めなければならないが、これに限定するものではない。

a) 面談

b) プロセス及び活動の観察

c) 文書及び記録のレビュー

(引用、ここまで)

 

要は、

・審査証拠となるように適切なサンプリングで情報を入手し、検証しなさい

・情報の入手は、聞き取り、業務活動の観察、文書類の検証によって実施しなさい

ということです。

 

前者に関する悪い例は、

・「どれでもいいので、最終検査の記録を見せてください」と被監査側に記録を選ばせる

・建築、土木施工の組織なのに建築事例ばかりを確認し、土木事例を確認しない

・日中と夜間で業務内容が異なるのに日中の事例しかサンプリングしない

といったようなケースです。

 

後者については、認証機関の審査方針、組織の業態、特性、これまでの審査結果・・・といった要素もあるので、ある目的を持っていれば「ダメ」とは言い切れませんが、

・聞き取りばかりで、聞き取りの裏付けとなる証拠文書類を検証しない

・文書類の検証ばかりで、実際の作業を確認しない

・現場を巡回して作業の様子を確認しているのに全く作業者に聞き取りをしない

といった審査方法もあまり、望ましいものではないでしょう。

 

少し話題はそれますが、一時的サイトの審査の方法論として、IAF MD5(品質、環境及び労働安全衛生マネジメントシステム審査工数決定のためのIAF基準文書)に

(以下、規格から引用)

i) 依頼者及び/又はその顧客との対面又は電話会議による面談又は進捗会議

ii) 一時的サイトの活動の文書レビュー。

iii) マネジメントシステム及び一時的サイトの審査に関係する記録又はその他情報が入っている電子的なサイトへの遠隔アクセス

iv) 有効な審査を遠隔的に行うことを可能にするテレビ及び電話会議、並びにその他の技術の利用

(引用ここまで)

といったことが規定されています。

「一時的サイト」とは、ざっくりいえば、常設されていないサイトのことで、具体的には、建設現場や環境や交通量調査、測量、ビルメンテナンス業の清掃業務、警備業務、水道・電気・ガスメーターの検針業務・・・といった「常設を意図していないサイトでの活動」を指します。

こうした一時的サイトの活動の適切性は、常識的に考えれば、「活動そのもの」を実際に認証機関の審査員が検証するのが確実な方法でしょう。

しかし、引用したMD5によれば、代替手段として、組織やその顧客との面談や電話会議、一時的サイトの活動に関する記録の確認等でもOKと規定されているので、一時的サイトを訪問して検証する必要があるのか、その他の手段で代替してもいいのか、審査プログラム等で明確に一時的サイトの検証方法で決めておく必要はあるでしょう。

 

話題を「現地審査の方法」に戻しますが、よく審査現場で聞く話として、

「忙しい職場では、審査により本来業務に影響を与えられないから、審査が難しい」

ということを耳にします。

例えば、コンビニエンスストア。

コンビニオーナーや店長さんに、コンビ二のバックヤードで聞き取りする時間とコンビニにおける人員体制に余裕があればいいのですが、ギリギリの人数で回している場合は、なかなか「腰をじっくり据えて」審査することは難しいです。

あるいは、回転率の良い昼食時のファミレスなど飲食店の店内オペレーションについて、審査で聞き取りする余裕は、困難でしょう。

また、違ったケースとしては、病院において、「手術現場」に外部の人間が入ることも難しいでしょう。

こうしたケースは、17021-1規格では、「プロセス及び活動の観察」が現場審査の方法論としてあるので、「活動をじっと眺めている(遠隔的にテレビモニター含めて)」というのも審査方法としてはありでしょう。仮に、現場審査時間の9割を「業務活動の観察時間」に充てて、残りの1割を組織の手順との検証や責任者・作業者への聞き取りに充てても、こうした特性のある現場審査としては、問題ないと私は思います。

 

業種業態はもちろん、組織の業務特性に応じて、どのような現地審査の方法が適切な審査方法であるかを認証機関は手順書や個別の審査プログラムで決めておくことが必要でしょう。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ676号より)

 

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author:有賀正彦, category:ISOマネジメントシステム全般, 08:42
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