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マネジメントシステム監査における間接部門の審査方法

JUGEMテーマ:ビジネス

 

組織の仕事の仕組み(マネジメントシステム)が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISO認証制度がある。

 

このISOマネジメントシステム審査について、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。

 

今回のテーマは、「マネジメントシステム監査における間接部門の審査方法」について。

 

今回のテーマでよく話題になるのが、

◆総務、経理部門は適用範囲から除外できるのか

◆営業部門、購買部門における環境側面は、電気、ガソリン、紙の使用等だけなのか

です。

 

マネジメントシステム監査で最もポピュラーな品質マネジメントシステムで考えてみます。

例えば、総務部の場合、主に以下のような業務を担っています。

・文書や社印、固定資産、設備、備品、消耗品などの管理(文書管理、設備管理)

・保安・防災業務(設備管理、緊急事態対応)

・情報セキュリティの整備(文書管理、機密管理)

・受付業務(外部コミュニケーション)

・福利厚生業務(業務環境管理)

・安全衛生管理(安全管理)

・従業員の健康管理(業務環境管理)

・社内外の慶弔業務(内部・外部コミュニケーション)

・秘書業務(役職員の業務支援)

・会社行事、イベント業務(内部・外部コミュニケーション)

・契約、契約書管理(利害関係者に関する文書管理)

・株主総会・取締役会業務(外部コミュニケーション、経営計画)

・株式管理(経営計画)

IRの実施(外部コミュニケーション)

・社内・社外広報(内部・外部コミュニケーション)

・ホームページの管理業務(外部コミュニケーション)

・官公庁との渉外(外部コミュニケーション)

・地域との渉外(外部コミュニケーション)

・社会貢献活動(外部コミュニケーション)

・環境対策(外部コミュニケーション、コンプライアンス)

・リスクマネジメント(経営計画、コンプライアンス)

・業務委託管理(購買管理) 

など

 

括弧書き部分は、主な機能(役割)ですが、組織が提供する製品/サービスそのものに直結することは少ないですが、事業活動を円滑かつ促進する上で、重要な間接的役割を担っています。

したがって、一般的には、「適用範囲から除外する」ということは難しいでしょう。

 

次に、「営業部門、購買部門など間接部門における環境側面や環境影響」を考えてみたいと思います。

どんな業種でも同じような状況ですが、多くの組織の間接部門で目にする環境側面は、いわゆる「紙・ごみ・電気系」のみです。

しかし、例えば営業部門なら、今どきの会社で「単なる御用聞きをするだけの役割」という営業部門は新人営業部員でないかぎり、まずないでしょう。

つまり、製造業でもサービス業でも、「顧客に対する提案営業」は多かれ少なかれしているはずです。

こうした提案の中には、結果として、業務効率や品質・安全面を向上させる提案もあるでしょう。

そうであるならば、その提案は、結果的に、廃棄物の削減やエネルギーの削減といった環境影響(間接影響)に関係してきます。

けれども、実際多くの組織では、こうした環境側面や環境影響は抽出され特定されていないので、評価もされていません。

 

購買部門も同様です。

建設会社の購買部門の場合、実務レベルでいえば、騒音・振動対策や軟弱地盤の地域における対策として「工法や業者の選択」を購買部門が提案しています。

しかし、これも「購買仕様書を作成する、発注書を作成する」(環境側面)→「紙の使用、電気の使用」(環境影響)といった環境側面抽出と環境影響評価しかされていないケースがほとんどです。

 

言わずもがなですが、環境マネジメントの場合「業務の本質的役割で環境影響を考慮」すれば、いろいろと隠れているものが出てくるのですが、なかなか組織も、監査する審査員も「ダイナミックな発想の転換」ができていないケースが多いのが現状です。

 

実際のところは、「結果としてやっている」ケースが多いのですが(結果オーライなのだから、審査側が組織に対して、煩がられると面倒だし嫌われるから、とやかく言わないでおこうという心理がありありです)、「自らの業務の役割と環境とのつながり」という点で捉えると、「意識的には業務管理していない」訳で、組織が気づいていなければ、審査員は、それを気づかせる監査をするべきなのでしょう。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ545号より)

 

 

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author:有賀正彦, category:ISOマネジメントシステム全般, 06:58
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