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改善の余地的観察事項の多寡と組織能力を結びつけるのは誤りである

JUGEMテーマ:ビジネス

 

マネジメントシステム審査において、一般的に、指摘区分は、「不適合」と「観察事項」があります。

 

言わずもがなですが、不適合事項は、「要求事項に適合していないこと」です。

したがって、要求事項に適合した状態にする必要があります。

 

要求事項に適合していない状態なのですから、最低限、実施しないといけないのは、「修正」です。

つまり、機械に組織を例えれば、「必要なネジが欠損していた」という不適合状態に対して「ネジを取り付けた」という修正が最低限必要なことは言うまでもありません。

 

そして次に、マネジメントシステムは「継続的改善」が原則ですので、「不適合となった原因を追究して再発防止する」つまり、同じ不適合を繰り返さない対策が必要です。

また、不適合であった機関がどの程度あり、不適合による影響があったのか、なかったのか。

影響があったのであれば、それに対する修正は必要ないのか、といったことも考慮する必要があります。

 

それから、「観察事項」ですが、これは、一般的には、

・現時点では不適合と断定できる客観的証拠はつかめないが、今後、不適合となる

可能性があると懸念される場合

・より効果的なマネジメントシステムにするために改善の余地があると判断される場合

と定義されます。

 

通常、第三者監査では、観察事項は、被監査側に対応が委ねられます。

ただ、第二者監査や内部監査であれば、監査の依頼者は、発注者や経営者ですから、観察事項であっても依頼者が「何らかの対応をせよ」と決定することは可能だと思います。

 

話題を、第三者監査の場合で考えますが、観察事項は、上記に挙げた定義にように、

・今後、不適合となる懸念がある

・より効果的なマネジメントとするための改善の余地がある

という2種類あります。

つまり、観察事項には、「やばいかも」と「現状でも問題ないがもっと良くなる余地がある」というケースがあるのです。

 

「やばいかも」が数多く検出されれば、マネジメントシステム全体が「やばいかも」であることは、まず間違いありません。

しかし、「現状でも問題ないがもっと良くなる余地がある」がたくさん検出されても、マネジメントシステムに対して適合性の観点では、ほとんど影響がありません。

しかし、観察事項の性質をよく認識していない方が、第三者審査の結果を評価(例:判定委員、認定委員会など)すると「観察事項の件数が多いからこの組織の能力に問題があるのではないか」とケチが付きます。

しかし、この判断は、全くの誤りであり、事実誤認です。

 

このような状態になるとしたら、判定委員や認定委員会といった機能に「異常がある」(もはや交通事故です)としか本来は言いようがありません。

外部の人間には、「餌食になってしまった組織にはお気の毒さまです」、としか言えないのがとても虚しいです。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ657号より)

 

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author:有賀正彦, category:ISOマネジメントシステム全般, 06:56
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