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ビジネスメールの誤字や別ファイル添付時の謝り方

JUGEMテーマ:ビジネス

 

今週届いたビジネス系の電子メールのうち、私が気づいたものだけで、3件の誤字などがありました。

 

ケース1:名前の間違い

私の名前は「正彦」ですが、「雅彦様」として送られてきました。

これは、しょっちゅうあるので(たぶん、今までにいただいたビジネス系文書で、気づいただけでも230回)、目の前に間違えた本人がいる場合を除いて、指摘したことは殆どありません。

 

ケース2:私と取引のある会社名を第三者が間違えた

メール送信者(第三者)がメールで私に伝えたかった基本的な部分は、わかりましたので、これも、修正依頼等はしませんでした。

おそらく、類似の内容のメールを他の人に送信する都合があり、コピペ等で、別の会社名が反映されてしまったのでしょう。

 

ケース3:契約書の会社名が弊社の名称と違う

当方で、契約書のひな型を作り、取引先に押印いただくときは、生じないのですが、取引先が契約書の案を作成して送ってくる場合は、いままでもよくあります。

「あるある事例」は、「有限会社ロジカルコミュニケーションズ」。

(弊社名は、有限会社ロジカル・コミュニケーション)

たぶん、NTTコミュニケーションズなどのイメージから、そうなるのかもしれませんが、同様の間違いは、創業15年目ですが、34回ありました。

今回のケースは、このケースとは違って、完全に別の社名でした。

おそらく、前に使用した契約書のひな型事例を利用し、会社名の部分を修正し忘れたのでしょう。

 

ケース13は、よくある事例なので、私自身は、「修正お願いします」とか「よく確認して送ってください」といった少し強めの連絡はしません。

ただ、契約書など、通常のメール文書より少しかしこまった文書だと「確認しなかったのかな」と少し不信感を相手に対して抱くでしょう。

(実際、私が今週経験したケースは、相手とのつながりが浅いので、あれ?そういう方なの?と感じたのも事実です)

 

一般的には、相手先のミスがわかった時は、今後のコミュニケーションもあるので、「やわらかい表現」を心がけるのが無難です。

例えば、間違ったファイルが添付されている場合は、

 

例文:

「さきほどのメールに、他社様宛のファイルが添付されているようです。恐れ入りますが、再送いただけますでしょうか」

 

と、やわらかく表現するのがいいでしょう。

言葉は丁寧ですが、

 

事例:

「添付ファイルが間違っているので、再送してください」

 

という表現は、相手にとって、若干きつく感じるでしょう。

 

再発防止の王道は、

・印刷後やメール送信前に、誤字がないがしっかりセルフチェックする

・可能であれば、同僚など別の人に見てもらいダブルチェックする

・できるだけコピペやひな型ファイルの使いまわしをしない

といったところです。

 

ただ、実際のビジネスにおいては、効率的に業務処理をする都合上、コピペやファイルの再利用はあるので、当たり前ですが「集中して仕事をやり、間違いがないがチェックする」という方法を徹底するしかないでしょう。

 

・・・といいつつ、私のコラムやメルマガも後で読み返すと誤字が結構あり。。。

みなさま、申し訳ございません。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ646号より)

 

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author:有賀正彦, category:経営・ビジネスに関する話, 05:29
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