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内部監査結果が有効に活かされない理由

JUGEMテーマ:ビジネス

 

「マネジメントシステムに関する内部監査がうまく活かされていない」という話はよく聞きます。

いうまでもありませんが、内部監査の目的は、簡単に言ってしまえば、

◆仕事が、しっかり実施されているか

◆仕事が、うまく回っているか

を確認することです。

そしてその結果を経営者に報告することで、経営者は、今後の経営計画や事業計画を立案、改善する上での情報のひとつとするわけです。

 

したがって、例えば、

◆組織の経営管理のやり方が適切で効果的に機能しているか

◆仕事のやり方など仕組み(マネジメントシステム)の)の改善情報の検出

◆組織の課題に関する実態とその原因を探る

といったことを内部監査を通じて適切にする必要があるわけです。

逆に言えば、こうしたことが内部監査を通じてできなければ「効果的な内部監査が実行できていない」ということになるでしょう。

 

冒頭の「内部監査がうまく活かされていない」に戻りますが、「うまく活かされていない」という以前に、「内部監査が有効に実行されていない」ケースがほとんどです。

内部監査指摘が「記録の記入漏れがあった」といった「抜け、漏れ」系の指摘ばかりで、とてもその結果を「経営陣が聞いてもマネジメントシステムの改善情報として役立てられない」ものばかりなわけです。

 

この原因はいくつか考えられます。

例えば、「この部門のこの仕事のやり方や判断はルール通りではあるが、変だな、なぜこのようにしたのだろう??」と内部監査員が思っても、「人の部門の仕事内容にケチをつけているようで、通常業務の職場の人間関係を考えると何も言わないでおこう」という考えが働き「当たり障りのない指摘」で終わらすこともあるでしょう。

 

また、町内会の自治会の役員のように「仕事、プライベートに加えて、自治会の仕事をやるのは面倒だな」というのと同じで、職場において、内部監査工数が仕事量として確保されておらず、「通常の仕事が圧迫されるから適当に処理しておこう」との判断で、実施している内部監査員もいます。

 

このあたりの問題解決は、内部監査の位置づけの重要度を組織内で高めて、上記のような問題を解消する環境整備が必要になると思います。

 

最近では、内部監査を実施するにあたって、経営陣が集まり、事前に内部監査で確認してほしい仕事の中身や実態を具体的にして、内部監査計画に加えている会社も増えてきています。

当たり障りのない内部監査を続けていると、経営者にとって内部監査結果は「経営や事業戦略、組織体制強化を計画する上で使えない情報」となるので、確実に内部監査は「行事化」します。

こうなってしまうと意味はまったくないので、経営者は「なぜ、内部監査がうまく回っていないのか」の原因をきちんとつかんでほしいものだと思います。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ542号より)

 

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author:有賀正彦, category:ISOマネジメントシステム全般, 07:23
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