2006.07.09 Sunday
部門単位でマネジメントレビュー記録をまとめる際の注意ポイント
「部門単位でマネジメントレビュー記録をまとめる際の注意ポイント」と標題を書くとなんだか仰々しいが審査に訪問すると受審先でよく見受けられる状況について考えてみたい。
【マネジメントレビュー】
ISO9001:2000ではマネジメントレビューへのインプットはa)〜g)として7項目、アウトプットは、a)〜c)の3項目が、ISO14001:2004ではインプットがa)〜h)として8項目が、アウトプットは明確でないが仮に環境方針・目的・目標に関してで１つ、その他のEMSの要素に関してで１つとすると2項目が規定されている。
ISO9001:2000のアウトプットは5.6.3では3項目が書かれているが、5.6.1を見ると品質方針・目標のことも書かれているので1項目追加して4項目とする。
整理すると、
１）ISO9001:2000：インプット7項目、アウトプット4項目
２）ISO14001:2004：インプット8項目、アウトプット2項目
が規格要求上は明確に要求されている。
もちろん企業は規格が要求するインプット・アウトプット項目のくくりでは足りない、または判りづらくて情報を入力・出力しにくいから、実際に企業がマネジメントレビューを規定する場合はもうちょっと項目数は独自に増やしたりしている。
マネジメントレビューの記録を確認していると極めて綿密な記録を見せていただくことがある。
例を挙げると、ISO9001を導入している企業の部門数が5部門あったとすると、マネジメントレビューの記録が、
5部門×7項目（インプット）×4項目（アウトプット）→１４０項目（アウトプット）
となっているのだ。
もう少しわかりやすく書くと、5.6.2a)は「監査の結果」である。
5部門あれば監査の結果は5部門分あり、それぞれにマネジメントレビューのアウトプットを記入しているから「監査の結果」だけで20項目（5部門×4項目（アウトプット））あるのだ。
このような記録を見せていただくと「情報を取りまとめた管理責任者さんは大変でしたね」とか「社長さんはマネジメントレビューに力を入れていますね」とおもわずまずは感想を申し上げる。
社長自ら、各部門の状況をつぶさに見て、コメントを書くのは大変な作業だと思う。
各部門に対して「社長はうちらの業務状況をちゃんと見てくれていて、個別に適切なアドバイスや仕組みの見直しをしてくれている。ありがたいし、すごい。」と社内に認識させる意味においては、社長のマネジメントシステムに対する意欲が社内に伝わりやすく良いやり方と考えられると思う。
ただこのやり方の場合、「部門の個別の状況」に対して、「個別の対策」が書かれやすい（指示されやすい）。
つまり、部門毎のつながりが最適（ベスト）かどうかを含めてマネジメントシステム全体がどのように評価されたのか不明確になりやすい。
いわゆる「部分最適」と「全体最適」である。
一般的に部分最適は、各プロセス（この事例では部門）が最適な状態であることを指し、全体最適は、各プロセス（この事例では部門）が最適な状態、かつ、各プロセスごとの繋がりが最適であること。大所高所的な広い視野で見てバランスが取られていることを言う。
要は、各プロセスを最適化（部分最適）するだけでは組織としてはあまり効果がないこともありえるのだ。
もっと狭い「工程」で例を挙げれば、例えば卵焼き。
工程1：卵を割って塩・胡椒などで味付けしてボールに入れる
工程2：フライパンを熱して油を引いて卵を焼く
工程3：お皿に卵をきれいに盛り付ける
と言う工程だとする。
工程1に要する時間が2分
工程2に要する時間が4分
工程3に要する時間が1分
だとして、よーいドンで作り始めるとどうなるか。
味付けされたボールに入った卵があふれ出してくる。（在庫が増える）
工程2にあわせて工程1と工程３が作ると、当然工程2と工程3は遊びの時間が出来る。
この状況から、工程1に対してを能力を2倍、工程3の能力を4倍にする処置は○であるだろうか。
需要（食べる人）があればもちろん○ではある。
この例は超単純化した例であるけど、組織の方針・目標や仕組みなどを評価して見直す場合は、全体最適を意識して実施する必要がある。
余談であるが、スポーツ選手が肉体を鍛える時も「全体最適」の考えは重要だそうだ。
桑田投手だったか、松井選手だったか忘れたが、以前は「野球に必要な筋肉は野球で鍛えられる」と言う考えより、野球の練習を中心に身体を鍛えていると言っていた。
松井選手の場合は、メジャーリーグに行ってさすがに、パワーの違いより筋トレを始めたそうだが、あくまでも野球に使う筋肉が鍛えられ、身体全体のバランスを壊さないようにメニューを組んでいるそうだ。
もちろん、部分最適あっての全体最適ではあるとは思う。
しかし、マネジメントレビューの視点とやり方をちょっと変えるだけで、より効果的な評価が出来たり出来なかったりするから注意が必要だと思う。
【マネジメントレビュー】
ISO9001:2000ではマネジメントレビューへのインプットはa)〜g)として7項目、アウトプットは、a)〜c)の3項目が、ISO14001:2004ではインプットがa)〜h)として8項目が、アウトプットは明確でないが仮に環境方針・目的・目標に関してで１つ、その他のEMSの要素に関してで１つとすると2項目が規定されている。
ISO9001:2000のアウトプットは5.6.3では3項目が書かれているが、5.6.1を見ると品質方針・目標のことも書かれているので1項目追加して4項目とする。
整理すると、
１）ISO9001:2000：インプット7項目、アウトプット4項目
２）ISO14001:2004：インプット8項目、アウトプット2項目
が規格要求上は明確に要求されている。
もちろん企業は規格が要求するインプット・アウトプット項目のくくりでは足りない、または判りづらくて情報を入力・出力しにくいから、実際に企業がマネジメントレビューを規定する場合はもうちょっと項目数は独自に増やしたりしている。
マネジメントレビューの記録を確認していると極めて綿密な記録を見せていただくことがある。
例を挙げると、ISO9001を導入している企業の部門数が5部門あったとすると、マネジメントレビューの記録が、
5部門×7項目（インプット）×4項目（アウトプット）→１４０項目（アウトプット）
となっているのだ。
もう少しわかりやすく書くと、5.6.2a)は「監査の結果」である。
5部門あれば監査の結果は5部門分あり、それぞれにマネジメントレビューのアウトプットを記入しているから「監査の結果」だけで20項目（5部門×4項目（アウトプット））あるのだ。
このような記録を見せていただくと「情報を取りまとめた管理責任者さんは大変でしたね」とか「社長さんはマネジメントレビューに力を入れていますね」とおもわずまずは感想を申し上げる。
社長自ら、各部門の状況をつぶさに見て、コメントを書くのは大変な作業だと思う。
各部門に対して「社長はうちらの業務状況をちゃんと見てくれていて、個別に適切なアドバイスや仕組みの見直しをしてくれている。ありがたいし、すごい。」と社内に認識させる意味においては、社長のマネジメントシステムに対する意欲が社内に伝わりやすく良いやり方と考えられると思う。
ただこのやり方の場合、「部門の個別の状況」に対して、「個別の対策」が書かれやすい（指示されやすい）。
つまり、部門毎のつながりが最適（ベスト）かどうかを含めてマネジメントシステム全体がどのように評価されたのか不明確になりやすい。
いわゆる「部分最適」と「全体最適」である。
一般的に部分最適は、各プロセス（この事例では部門）が最適な状態であることを指し、全体最適は、各プロセス（この事例では部門）が最適な状態、かつ、各プロセスごとの繋がりが最適であること。大所高所的な広い視野で見てバランスが取られていることを言う。
要は、各プロセスを最適化（部分最適）するだけでは組織としてはあまり効果がないこともありえるのだ。
もっと狭い「工程」で例を挙げれば、例えば卵焼き。
工程1：卵を割って塩・胡椒などで味付けしてボールに入れる
工程2：フライパンを熱して油を引いて卵を焼く
工程3：お皿に卵をきれいに盛り付ける
と言う工程だとする。
工程1に要する時間が2分
工程2に要する時間が4分
工程3に要する時間が1分
だとして、よーいドンで作り始めるとどうなるか。
味付けされたボールに入った卵があふれ出してくる。（在庫が増える）
工程2にあわせて工程1と工程３が作ると、当然工程2と工程3は遊びの時間が出来る。
この状況から、工程1に対してを能力を2倍、工程3の能力を4倍にする処置は○であるだろうか。
需要（食べる人）があればもちろん○ではある。
この例は超単純化した例であるけど、組織の方針・目標や仕組みなどを評価して見直す場合は、全体最適を意識して実施する必要がある。
余談であるが、スポーツ選手が肉体を鍛える時も「全体最適」の考えは重要だそうだ。
桑田投手だったか、松井選手だったか忘れたが、以前は「野球に必要な筋肉は野球で鍛えられる」と言う考えより、野球の練習を中心に身体を鍛えていると言っていた。
松井選手の場合は、メジャーリーグに行ってさすがに、パワーの違いより筋トレを始めたそうだが、あくまでも野球に使う筋肉が鍛えられ、身体全体のバランスを壊さないようにメニューを組んでいるそうだ。
もちろん、部分最適あっての全体最適ではあるとは思う。
しかし、マネジメントレビューの視点とやり方をちょっと変えるだけで、より効果的な評価が出来たり出来なかったりするから注意が必要だと思う。
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